运职院行为体系第四章——通用礼仪

一、办公室礼仪
1. 称谓礼仪：运城职院鼓励教职员工之间以姓名或名字相互称谓。但为了表示对上级的尊重，请对您的上级以姓氏加职级的形式称呼。为了表示对长者的尊敬，请您对年长者使用敬语称呼。

2.  每天上班，请提前10分钟到达办公区域。在车库、办公楼大堂、楼梯、办公室等区域遇到同事或贵宾时请相互致意，如“早上好！”。每天下班，也请在离开前与同事相互致意。

3.请随时保持微笑，避免将生活或者工作中的不满情绪传递给其他同事。

4. 遇到迟到或者缺勤的情况，请尽早打电话给直接主管领导予以说明。在到达工作岗位后，除需要按照单位考勤制度要求做好记录或者汇报外，请主动向直接主管领导当面进行解释。

5. 当遇到工作上与同事意见不一致的事情时，请不要固执已见，充分听取对方意见，并努力寻求共同点。

6. 在办公区域内的行为代表了运城职院的立场和形象。请注意个人言行，杜绝非议党和政府。不要涉及工作机密，不在背后议论领导、同行和同事，维护学院的荣誉和同事的名誉。

7. 在办公区域内谈话时不可交头接耳，应采用正常交谈方式。会议室等不便交谈的，请使用记事便笺传话。

8. 进入学院领导办公室或者其他部门的独立办公室，请先敲门。进入开放式办公室时，需要和该办公室的主管打招呼，并简略说明需要联系何人何事。

9. 不提倡在办公区域内因急事跑步，可快步行走，但最好请事先计划时间以免慌乱。在办公室走廊中请按照右侧通行，如在反方行走遇到迎面来人时，应主动让路。

10.召开会议时应该注意座次的排列。同事之间的会议或者非正式会议，除非特别说明，请自由安排座位。在有领导或客人在场，或有说明的情况下，请在会议中参考以下的排列顺序：
      1) 面对房间门口的位置为上座，其余座次按照与上座距离远近排列。

      2)会议桌远离房间门口的一侧为我方座位，接近房间门口一侧的为来宾座位。

      3)在并排就座时，居中为上座。国际惯例是以左高右低，适用于接待国际友人或者现代企业；中国传统是右高左低，适用于接待政府部门和传统企业。请在接待时灵活掌握。

11. 下班前将下一天待处理工作记录下来，以方便第二天工作。离开工作区域前应该整理好办公台上的物品、文件。机密文件、票据和贵重物品要存放在安全地方。

二、会议礼仪

1.在召开会议之前，会议组织部门或会务组相关负责人员应该把各种辅助器材准备妥当。

2. 与会者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要交头接耳，发言人发言结束时应鼓掌致意，因特殊需要中途退场应轻手轻脚，不影响他人。

3. 会议发言：

1)发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和。

2)如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取。 

三、语言沟通礼仪

1.在运城职院的办公区域，请保持环境的安静。在交谈中应该保持和被谈话人的目光接触。请注意目光应该保持在对方双眼和鼻尖构成的三角区域内，并时刻留意进行双方的语言互动。请避免高声喧哗，在谈话中做到有礼有节。

2在正式场合交谈时，提倡使用普通话，但也可以根据领导、客户或者来宾的语言风格予以调整。提倡纯净的语言风格，请避免在语言中混杂英语单词或其他方言词。

3.运城职院提倡以坦率和诚恳的态度进行沟通。但在交谈中应该做到不随意打断对方谈话；避免不断补充；以宽容的心态对待非原则问题。避免在办公区域内谈论个人隐私问题。

4.运城职院提倡使用文明礼貌用语。应该在问候、请求、感谢、抱歉和道别时，将文明用语的使用逐步养成习惯。

5.电话是现代语言沟通的一个重要工具，请在使用电话时注意以下的基本礼仪：

    1) 请务必及时接听电话：对外服务电话应该在3声响铃内接听。如果电话在超过3声后才接听，请在第一时间致歉。

    2)在电话接通后，请问候并主动自我介绍。如：“您好，我是某某”或者“您好！运城职院”。

    3)遇到线路中断，请及时回拨并予以致歉和说明。

    4)请掌握好打电话的时间，尽量减少在非工作时间拨打工作电话。在拨打国际长途前，请遵守学院（单位）相关规定，并注意时差。

    5)电话交谈请事前做提纲，提倡5分钟之内完成通话。

    6)电话结束后，请领导、客户或者地位高的一方首先挂断。

四、对外交往和接待礼仪

1.对外交往和接待是学院日常工作的重要组成部分。热情和大方的态度是对外交往和接待工作的基本礼貌。请做到：

    1) 保持笑容。

    2)保持与接待对象的目光接触，表情自然，亲切。

    3)在看到对方的第一时间，主动问候和致意。

    4)及时向客人告知需要等待的时间或者约见人的安排。如果需要见学院领导的，请按照预约时间安排。没有事前预约的，需要请示相关负责人征询领导是否接见。

    5)对领导决定暂不接见的客人，需要耐心说明，并预约其他对口的部门或者新的见面时间。

2.在对外交往中尊重个人隐私是接待工作人员的基本修养。如果与客人不熟悉或者处在正式对外社交场合，请做到：

    1)避免询问或者谈论个人的收入水平。也应该杜绝在非授权情况下谈论运城职院的收入水平。

    2)除非主动提起，应该避免谈论年龄，或者变相地询问如属相、毕业时间等相关问题。

    3)避免谈论个人的婚姻家庭等问题。也应该杜绝在社交场合谈论学院（单位）内部或双方都熟悉的某人的私人生活。除非对方主动提起，否则请不要就对方的身体健康问题展开谈论。

    3.对外交往和接待工作中，进行介绍和自我介绍是常见的行为。请在进行介绍和自我介绍的时候注意：

    1)进行介绍或者自我介绍的时机是否合理。应该选择在被介绍人都处在空闲的时机，以及适当的地点。

    2)请在进行自我介绍前准备好名片。

    3)介绍的内容要完整，至少包括学院（单位）、部门、职务和姓名四个要点。

    4)在介绍他人时，学院会安排专职负责接待的人员，或者直接对口的办事人员担任介绍人。介绍人应该首先根据职级高低，先向客人介绍学院领导，然后再向领导介绍客人。

    5) 介绍时应该遵守职级由高到低的原则。在职级相等的情况下，请先介绍年长者或者女士。

4.握手是现代交往中的常见礼节，握手的正确与否体现了一个人在现代社会交际中的基本素养。握手时需要注意的礼仪是：

    1) 请保持专注。握手时必须保持与被握手人的眼睛接触。在一个握手尚未结束前，请不要转移视线到第二人或者其他事物上。

    2)在握手时要保持笑容和热情。必要的寒暄和欢迎有助于增加气氛。

    3)标准的握手应该是双方各自伸出右手相握，略微用力并小幅上下晃动。握手的停留时间约为3-5秒左右。如果要表达热情，可以双手握。

    4) 握手时应该留意伸手的顺序。原则上应该由地位高的一方、长者、女士首先向地位低的一方、晚辈或者男士伸手。

    5)上述握手原则的例外：在接待来访时，应该由主人首先伸手。在离开对方学校（单位）时，应该由客人先伸手告别。

    6)与女士握手，通常不使用双手。

    7)在握手时，请保持双手的清洁、干燥。按照国际礼仪，握手时不应该戴帽子、墨镜。除女士的丝质手套外，其余手套均需要在握手前脱下。

5.名片是学院（单位）形象的最直接体现，是学院业务展开的重要媒介。请务必留意交换名片的细节：

    1)名片原则上应该使用名片夹，不应该与钱包、笔记本放置在一起。

    2)名片或者名片夹应该保持清洁、平整。名片可放在上衣口袋，但不可放在裤兜里。

    3)递名片时，应该起身，捏着名片的上侧，把自己名字正对着对方，双手递出。

    4)接受名片时，应该使用双手，并认真看一遍。遇到不认识的或者不确定读音的字，请及时询问。

    5)接收到的名片应该摆放在桌面或者名片夹中，不可以来回摆弄或者在上面随意做标记、写字。

    6)务必在会谈结束时收拾好对方的名片，切忌将对方的名片遗忘在座位上，甚至遗落在地上。

    7)在交换名片时，地位低的应该首先向地位高的人递名片。多人交换名片时，请按照由近及远的顺序递出。

    8)请珍惜自己的名片。除了业务需要外，运城职院不提倡大量散发名片的行为。

6.接待重要客人时，应该注意：

    1)在搭乘电梯时，陪同人员应该先进后出，主动操纵电梯按钮，保证客人安全。

    2)在搭乘车辆时，如果我方领导亲自驾车时，上座是副驾驶。如果是公务接待，由专职司机驾驶，上座是司机后排对角线位置。但是如果接待的客人是高级官员或者VIP人物，请安排乘坐司机正后方的位置，以提供更好的安全性和私密性。

7.餐饮是接待工作的重要环节，请注意以下原则：

    1)请控制接待费用，掌握接待标准。

    2)请事前询问是否有任何忌口或者宗教、民族禁忌。

    3)在正式社交场合，应该保持在餐桌的举止文明。包括不吸烟、不给对方夹菜、不缠酒、不发出咀嚼声等。